ในคลิปนี้เราจะมาคุยถึงเรื่อง “พรินเตอร์สายองค์กร” กันครับ เมื่อพูดถึงพรินเตอร์ที่ใช้กับองค์กร แน่นอนว่าก็จะต้องมีความพิเศษกว่าพรินเตอร์ธรรมดาครับ เนื่องจากต้องรองรับการใช้งานหนัก ๆ พิมพ์เอกสารทีเป็นปึก ๆ ทำให้เวลาเลือกซื้อก็ต้องเลือกให้ดีเลือกให้เหมาะ โดยดูความต้องการของปัจจุบันและอนาคต แต่คำถามคือเราต้องรู้อะไรบ้างก่อนซื้อ เดี๋ยววันนี้ผมมาแบไต๋ให้ฟัง
ประเภทของพรินเตอร์
อย่างแรกที่เราควรรู้ก่อนคือ ประเภทของพรินเตอร์ ปกติจะมีทั้งแบบ Inkjet ที่ใช้หมึกเหลว เด่นเรื่องพิมพ์งานสีได้ดี มีต้นทุนการพิมพ์ต่อแผ่นถูก แต่จะพิมพ์ได้ค่อนข้างช้าและมีโอกาสที่หัวหมึกจะตันครับ ส่วนอีกแบบคือ Laser อันนี้จะเด่นเรื่องการพิมพ์ขาวดำที่รวดเร็ว คมชัด และเงียบ แต่ก็มีต้นทุนการพิมพ์ต่อแผ่นที่สูงกว่า Inkjet ครับ
พอรู้ประเภทแล้ว เราก็ต้องมาพิจารณาต่อว่าองค์กรของเราต้องการพิมพ์เอกสาร ขาวดำหรือสี เยอะกว่ากันครับ ถ้าขาวดำเลือกพรินเตอร์แบบ Laser ดีกว่า อย่างรุ่น HP LaserJet Enterprise M406 ตัวนี้เลยครับ แต่ถ้าเน้นพิมพ์สีอย่างเดียวก็ต้องเป็น Inkjet แบบรุ่น HP Smart Tank 615 ที่เราเคยรีวิวไปครับ
แต่ถ้าให้ผมแนะนำ เอาเป็นตัวเดียวจบ ๆ อย่าง HP Color LaserJet Enterprise MFP M480 ตัวนี้ พรินเตอร์ Laser ที่พิมพ์ได้คมชัดกว่า รวดเร็วกว่า ได้ทั้งขาวดำและสี แถมยังเป็น Multifunction Printer ที่มีหลายความสามารถในตัวเดียวครับ ทั้งพิมพ์ สแกน คัดลอกสำเนา ส่งแฟ็กซ์ หรือสั่งพิมพ์จาก Wi-Fi ก็ได้เช่นกันครับ เรียกว่าเหมาะกับการใช้งานแบบ Hybrid ในยุคนี้เลยครับ
นอกจากนี้ขนาดเครื่องก็ถือว่ากะทัดรัดนะครับ เห็นว่าทาง HP ออกแบบตลับหมึกใหม่ให้เล็กลง แต่พิมพ์ได้เยอะขึ้น ตัวเครื่องก็เลยไม่ใหญ่เหมือนเดิม ทำให้สามารถวางตั้งบนโต๊ะได้เลย ไม่เกะกะเหมือนกับดีไซน์เดิม ๆ ที่ใหญ่เทอะทะครับ
เห็นว่ากะทัดรัดแบบนี้ แต่พิมพ์เอกสารได้เป็นตั้ง ๆ เลยนะ และยังเชื่อมต่อ Wi-Fi ได้ ทำให้สั่งพิมพ์จากที่ไหนก็ได้เลย แล้วค่อยมาเอาที่ออฟิศ ดูแล้วเหมาะกับธุรกิจหรือองค์กรขนาดกลางมากครับ
ส่วนถัดมา เราก็ต้องคำนวณหา “ต้นทุนการพิมพ์ต่อแผ่น” จุดนี้เป็นค่าใช้จ่ายสิ้นเปลืองที่ต้องควบคุมครับ ถ้าลดได้จะยิ่งดีกับองค์กร ซึ่งวิธีการคำนวณก็ไม่ยากแค่เอาราคาหมึกมาหารจำนวนแผ่น
อันนี้ผมจะยกตัวอย่าง เฉพาะการพิมพ์เฉพาะขาวดำ อย่างตัวนี้ ราคาหมึกดำจะอยู่ที่ 3,000 บาท พิมพ์ได้ประมาณ 2,400 แผ่นต้นทุนต่อแผ่นคือ 1.25 บาท แต่ถ้าเป็นหมึกไซซ์ใหญ่ ราคาจะอยู่ที่ 6,070 บาท พิมพ์ได้ 7,500 แผ่น ต้นทุนต่อแผ่นจะลดลงเหลือแค่ 80 สตางค์ครับ ทั้งนี้ผมจะไม่คำนวณสีด้วย เพราะการพิมพ์สีจะใช้ปริมาณสีแต่ละสีไม่เท่ากัน อาจมีสีใดสีหนึ่งหมดก่อน
แต่ถ้าเป็นตัวนี้ หมึกไซซ์ปกติจะอยู่ที่ 3,720 บาท พิมพ์ได้ประมาณ 3,000 แผ่น ต้นทุนต่อแผ่นคือ 1.24 อย่างตัวนี้ ราคา 7,790 พิมพ์ได้ 10,000 แผ่น ต้นทุนต่อแผ่นจะอยู่ที่ 78 สตางค์
อันนี้เป็นราคาเต็มหน้าเว็บนะครับ ผมเห็นว่าถ้าซื้อกับดิลเลอร์จำนวนเยอะ ๆ ต้นทุนก็จะถูกลงกว่านี้อีก คิดว่าต้นทุนต่อแผ่นจะถูกลงได้มากกว่านี้อีกครับ
ส่วนใครเปลี่ยนหมึกพิมพ์แล้ว ไม่อยากทิ้งเป็นขยะกับโลก อันนี้ก็สามารถสะสมไว้ แล้วให้ทาง HP มารับกลับไปรีไซเคิลในโครงการ HP Planet Partners ได้นะครับ ซึ่งเราจะได้คะแนน Reward กลับมาแลกของรางวัลด้วย รายละเอียดอ่านได้ในแคปชันเลยครับ
พูดถึงอีกหนึ่งต้นทุนที่มีจำกัด และต้องให้ความสำคัญเวลาซื้อพรินเตอร์คือ “ต้นทุนเวลา” ครับ ลองจินตนาการดูว่า ถ้าเราต้องพิมพ์เอกสาร 1,000 หน้าต่อวัน
ถ้าใช้พรินเตอร์ทั่วไปที่พิมพ์ได้นาทีละ 10 หน้า หรือ 10 PPM (page per minute) ก็จะต้องใช้เวลาทั้งหมด 100 นาที หรือ 1 ชั่วโมง 40 นาที
แต่ถ้าเป็นพรินเตอร์ที่พิมพ์ได้รวดเร็ว นาทีละ 38 หน้าอย่าง HP LaserJet Enterprise M406 ก็จะใช้เวลาแค่ 27 นาทีเท่านั้นเองครับ
เท่ากับว่าในการพิมพ์เอกสารที่จำนวนเท่ากัน พรินเตอร์ที่พิมพ์ได้เร็วกว่า จะประหยัดต้นทุนเวลาไปได้ถึง 73 นาที หรือหนึ่งชั่วโมงสิบสามนาทีต่อวันเลยครับ
ส่วนต่อมาที่ควรให้ความสำคัญคือ ความปลอดภัยของระบบพรินเตอร์ ปกติแล้วหลายองค์กรมักไม่ค่อยได้สนใจเรื่องนี้สักเท่าไร แต่รู้หรือไม่ครับว่าพรินเตอร์ก็มีโอกาสโดนแฮกได้เหมือนกับคอมเลยนะ อย่างในปี 2017 ก็มีการแฮกพรินเตอร์ไปกว่า 150,000 เครื่อง แล้วพิมพ์ภาพรูปหุ่นออกมาเพื่อเตือนถึงความปลอดภัย
ซึ่งในพรินเตอร์ของ HP ระดับ Enterprise ด้านความปลอดภัยมากมายครับ เช่น ระบบตรวจสอบความสมบูรณ์และซ่อมแซมตัวเองได้ก่อนเริ่มใช้งาน, ระบบตรวจจับการบุกรุกและยับยั้งการโจมตีแบบอัตโนมัติ, ระบบยืนยันตัวตน, ระบบปิดการจับเก็บไฟล์ที่เคยสั่งพิมพ์, ระบบตรวจสอบเครือข่ายเพื่อป้องกันมัลแวร์
สุดท้ายที่ต้องดูคือระบบจัดการภายในพรินเตอร์สำหรับองค์กรครับ ต้องยอมรับนะครับว่าในบางองค์กรค่อนข้างซีเรียสกับการพิมพ์เอกสารภายใน กล่าวคือถ้าจะพิมพ์ออกมาต้องขอสิทธิ์ซะก่อน เพื่อป้องกันการแอบเอาข้อมูลไปเผยแพร่
HP LaserJet Enterprise ทุกรุ่นมีความสามารถที่ตอบโจทย์ในจุดนี้ครับ โดยจะมีบริการ HP WebJet Admin สำหรับตรวจสอบการทำงาน และแก้ไขปัญหาพรินเตอร์ภายในองค์กรได้ผ่านอินเทอร์เน็ตครับ รวมถึง HP Security Manager สำหรับจัดการด้านความปลอดภัย และกำหนดสิทธิ์การใช้งานของคนในองค์กรครับ นอกจากนี้ยังมี HP FutureSmart ที่สามารถอัปเดตความสามารถของระบบได้ ทำให้ใช้งานได้ยาวนานขึ้น เผื่อการใช้งานในอนาคตได้เลยครับ
พูดถึงการใช้งานในอนาคต HP LaserJet Enterprise เนี่ยก็มีฟีเจอร์วิเคราะห์ข้อมูลด้วยบิ๊กเดต้าผ่าน Managed Print Cloud Services เพื่อให้เราเห็นการใช้งานในภาพรวม คาดการณ์ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น หรือจัดการเวลาให้ดีขึ้นได้ด้วยนะครับ
สุดท้ายยุคนี้หลายองค์กรทำงานแบบ Hybrid Work ทำให้บางทีต้องทำงานนอกสถานที่ครับ ซึ่ง HP เองก็มีฟีเจอร์มารองรับในจุดนี้ โดยเราสามารถเชื่อม Google Drive กับ OneDrive เข้ากับตัวพรินเตอร์เพื่อเข้าถึงเอกสาร และสั่งพิมพ์งาน หรือ Scan เอกสารผ่าน Cloud ได้เลย ทั้งหมดนี้ทำได้ผ่าน Web Application ของพรินเตอร์ได้เลยครับ สำหรับใครที่อยากดูข้อมูลเพิ่มก็กดดูในแคปชันได้เลยครับ
ข้อสังเกตกัน
เห็นพูดถึงข้อดีมาเยอะแบบนี้แล้ว เราก็ต้องมาพูดถึงข้อสังเกตกันบ้างครับ การเลือกพรินเตอร์นอกจากต้องดูการใช้งานในปัจจุบันแล้ว ยังต้องวางแผนซื้อสเปกเผื่ออนาคตไว้ด้วยครับ เช่น ตอนนี้ความต้องการของเราอยู่แค่ตัว M406 แต่อนาคตอาจจะต้องมีการสแกนเอกสารเพิ่ม หรือต้องคัดลอกสำเนาก็เลือกเป็นตัว MFP M480 จะดีกว่าครับ เวลาองค์กรขยายตัวจะได้ไม่ต้องซื้อมาเปลี่ยนใหม่ครับ
ราคา
มาพูดถึงราคาค่าตัวของพรินเตอร์สายองค์กรกันบ้างครับ สำหรับรุ่น HP LaserJet Enterprise M406 ราคาจะอยู่ที่ 18,800 บาทครับ ส่วน HP Color LaserJet Enterprise MFP M480 ราคาจะอยู่ที่ 44,550 บาทครับ
โดยราคานี้จะได้ประกันแบบ Onsite Service 3 ปี ทั่วประเทศเลยครับ
สำหรับใครที่สนใจผมจะลงรายละเอียดไว้ให้ในแคปชัน ไปกดดูกันได้ครับ หวังว่าข้อมูลนี้จะทำให้เราเลือกพรินเตอร์มาใช้ในองค์กรได้ง่ายขึ้นนะครับ