หลายกลุ่ม หลายองค์กรกำลังปวดหัวกับการวางแผน Work from home เพราะมีเครื่องไม้เครื่องมือให้เลือกใช้งานเต็มไปหมด เฉพาะเครื่องมือการประชุมก็มีเป็นสิบตัวแล้ว จะเลือกใช้ตัวไหนดี #beartai มีคำแนะนำให้ครับ!
#beartai ได้คัดเลือก 3 แอปที่สามารถใช้ Video Conference ได้และเราเห็นว่าใช้งานได้ดี
- เริ่มกันที่ตัวแรกคือ Microsoft Team ครับ สำหรับ Microsoft Team เป็นโซลูชันเพื่อการทำงานร่วมกันที่มีความสามารถรอบตัวครับ โดยแพ็กเกจฟรีนั้น รองรับผู้ใช้งาน 300 คน สามารถแชตหากันได้ไม่จำกัดและสามารถแนบไฟล์ได้ด้วย นอกจากนี้ยังสามารถใช้งาน Word, Excel และ PowerPoint เวอร์ชันบนเว็บได้ด้วยครับ
การประชุมผ่าน Microsoft Team สามารถทำได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ตโฟนที่ติดตั้ง Microsoft Team ไว้ โดยรองรับการประชุมพร้อมกันมากถึง 250 คน ในระหว่างการประชุม แต่ละคนสามารถแชร์คอนเทนต์บนหน้าจอของตนเองได้อีกด้วย ไม่ว่าจะใช้งานผ่านอุปกรณ์ไหน ที่เจ๋งสุด ๆ คือ ระหว่างประชุมอยู่ ถ้าเราอยากเปลี่ยนอุปกรณ์ก็สามารถทำได้ โดยที่ไม่ต้องออกจากการประชุมครับ เช่น อยากย้ายจากสมาร์ตโฟนมายังคอมพิวเตอร์ ก็แค่เปิดโปรแกรม Microsoft Team บนคอมพิวเตอร์ กดเข้าร่วม แค่นี้ก็เรียบร้อยครับ หมดปัญหาเมื่อยมือจากการถือสมาร์ตโฟนนาน ๆ ไปเลย
สำหรับแพ็กเกจฟรีนั้น ผมก็มีข้อสังเกตให้กับ Microsoft Team นะครับ เพราะมีการ Log in ที่ยุ่งยากพอสมควร ยิ่งคนที่ไม่มีอีเมลของ Outlook แล้ว ต้อง Log in กันถึง 3 รอบเลยครับ และหากไม่ได้ลงทะเบียนไว้ก่อน ก็ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ครับ จะบอกว่าเป็นข้อเสียก็ได้ครับ แต่อีกมุมหนึ่ง มันก็เป็นเรื่องของความเป็นส่วนตัวและการรักษาความลับของบริษัทครับ ส่วนการแชตนั้น แม้จะส่งข้อความได้ไม่จำกัดจำนวน แต่การแนบไฟล์นั้นจำกัดไว้ที่ 2 GB ต่อผู้ใช้หนึ่งคนครับ ย้ำนะครับ 2 GB ต่อคน ไม่ใช่ต่อไฟล์ครับ
ใครที่อยากเพิ่มความสามารถของ Microsoft Team สามารถซื้อแพ็กเกจได้ครับ โดยมีราคาเริ่มต้นอยู่ที่ 2.50 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือนครับ
- ตัวต่อมาที่ #beartai แนะนำคือ LINE ครับ ซึ่งทาง LINE ก็เพิ่งมีการปรับปรุงฟังก์ชัน Video Call เพื่อรองรับการใช้งานแบบ Work from Home ไปเมื่อไม่นานมานี้ โดยการ Video Call แบบกลุ่มนั้นสามารถทำได้พร้อมกัน 200 คน แต่ถ้าอยากแชร์คอนเทนต์จากหน้าจอของเรา ต้องใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะเท่านั้นครับ การใช้งานผ่านสมาร์ตโฟนนั้นจะไม่สามารถแชร์คอนเทนต์จากหน้าจอได้ ถือเป็นข้อสังเกตหนึ่งของการประชุมผ่าน LINE ครับ
ต้องยอมรับว่า LINE ไม่ใช่แอปพลิเคชันเพื่อการทำงานที่มีอุปกรณ์ครบครันเหมือน Microsoft Team แต่หนักไปทางไลฟ์สไตล์เสียมากกว่า ดังนั้น LINE จึงไม่เหมาะที่จะนำมาประชุมงานแบบจริงจัง แต่ถ้าคุณเป็นนักเรียน นักศึกษา ที่อยากพูดคุยทำงานกลุ่มกัน การใช้ LINE ก็เป็นตัวเลือกที่ดีครับ เพราะไม่มีค่าใช้จ่าย
- ตัวสุดท้ายที่ #beartai นำมาแนะนำคือ Google Hangouts Meet ครับ เรียกสั้น ๆ ว่า Hangouts Meet ซึ่งในแพ็กเกจพื้นฐานฟีเจอร์นี้สามารถ Video Conference ได้พร้อมกัน 100 คน ซึ่งแต่ละคนสามารถแชร์คอนเทนต์บนหน้าจอของตนเองได้ ไม่ว่าจะใช้งานผ่านอุปกรณ์ใดก็ตาม
ไพ่ตายของ Hangouts Meet คือการที่ผู้เข้าร่วมการประชุม ไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนใช้งานก่อน แค่เข้าใช้งานผ่านลิงก์หรือกรอกรหัสที่ได้รับจากเจ้าของห้องประชุมก็สามารถเข้าร่วมการประชุมได้เลยครับ เหมาะสำหรับการประชุมที่มีบุคคลนอกองค์กรเข้าร่วมด้วย การเข้าร่วมประชุมก็สามารถทำได้หลากหลายในการประชุมครั้งเดียว ทั้ง Video Call ทั้งการโทรศัพท์ หรือจะเข้ามาแชตแบบไม่เปิดกล้องก็ทำได้ครับ และหากเป็นการประชุมแบบนานาชาติหรือมีผู้พิการหูหนวกเข้าร่วมด้วย Hangouts Meet ยังมีฟังก์ชัน CC หรือคำบรรยายให้ใช้งานอีกด้วย
โดดเด่นขนาดนี้ แต่ผมก็มีข้อสังเกตสำหรับ Hangouts Meet เหมือนกันครับ เพราะอินเทอร์เฟซต้องใช้ความคุ้นเคยอย่างมากในการใช้งาน การแชร์คอนเทนต์ผ่านหน้าจอเมื่อสลับกลับมายังหน้าของเรา ยังมีความงง ๆ อยู่บ้างครับ เพราะพวกปุ่มต่าง ๆ จะถูกซ่อนไว้ ไม่ให้เกะกะหน้าจอ และหากมีการแชร์หน้าจอพร้อมกัน 2 คน เราก็ต้องกดเลือกดูเองครับ ข้อนี้ผมแนะนำให้ตกลงกันก่อนเริ่มประชุมครับ ว่าใครจะนำเสนอก่อน-หลัง ลดความสับสนครับ
Hangouts Meet เป็นฟีเจอร์พื้นฐานของ G Suite และ G Suite for Education อยู่แล้ว ซึ่งมีแพ็กเกจเริ่มต้นที่ 6 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน หรือประมาณ 200 บาทครับ แต่ในช่วงวิกฤต COVID-19 นี้ ทาง Google ได้มีนโยบายขยายความสามารถของ Hangouts Meet ให้สูงสุดในทุกแพ็กเกจ โดยสามารถใช้งานได้พร้อมกัน 250 คน รองรับการสตรีมสดที่มีผู้ชม 100,000 คน และสามารถบันการประชุมไว้ที่ Google Drive ได้ โดยความสามารถเหล่านี้ จะใช้งานได้ถึงวันที่ 1 กรกฎาคม 2563 ครับ
นี่คือเครื่องมือที่ใช้ในการ Video Conference ที่ #beartai นำมาแนะนำครับ หวังว่าจะเป็นประโยชน์และช่วยทุกคน ทุกองค์กรฝ่าวิกฤต COVID-19 นี้ ไปได้อย่างปลอดภัยครับ
พิสูจน์อักษร : สุชยา เกษจำรัส