รู้จัก DocuWare ระบบจัดการเอกสารขั้นเทพจากเยอรมัน

DocuWare คือระบบบริหารจัดการเอกสารที่มีทั้งแบบเก็บไว้บนคลาวด์และบนเซิร์ฟเวอร์หรือ On-premise ซึ่งตอนนี้แบไต๋ใช้แบบคลาวด์อยู่ทำให้ผู้ใช้สามารถเปิดเว็บของ DocuWare เพื่อจัดการเอกสารจากที่ไหนก็ได้ ใช้ผ่านแอปในมือถือก็ได้ ซึ่งเราสามารถนำเข้าเอกสารมาจัดการได้ทั้งจากสแกนเนอร์ ไฟล์แนบจากเมล ใครใช้ Outlook นี่สบาย มีปุ่มส่งเอกสารเข้าระบบได้ทันที หรืออิมพอร์ตไฟล์เอกสารมาจัดการก็ได้

ซึ่งหลังจากนำเอกสารเข้าไปใน DocuWare แล้ว ระบบก็สามารถจัดการคัดแยกเอกสารอัตโนมัติ พร้อมดึงข้อมูลสำคัญต่างๆ พวกเลขที่เอกสาร ยอดเงิน วันที่ รหัสสินค้า หรืออื่นๆ แล้วแต่เราสอนให้ DocuWare เรียนรู้จากเอกสารมาเก็บเข้าฐานข้อมูลไว้ เพื่อใช้ในการค้นหาต่อไป ซึ่งแทนที่จะมาจัดเก็บเอกสารแบบเดิมๆ ก็มาเป็นการจัดการเอกสารแบบ Paperless ที่ช่วยลดการใช้กระดาษในองค์กรของคุณ

แน่นอนว่าต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยของเอกสารบริษัทที่จำกัดการเข้าถึงของผู้ใช้แต่ละคนได้ ทั้งแบบ Cloud และ On-premise ที่ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทให้เลือกใช้งานด้วยนะ

ตัวอย่าง Quotation ที่เราใช้เสนอราคาและรายละเอียดงานกับลูกค้าครับ ซึ่งเมื่อลูกค้าตอบรับแล้วเราก็จะได้เอกสารที่มีลายเซ็นเพื่ออ้างอิงในอนาคต แล้วทีมแอดมินหลังบ้านแบไต๋ก็จะเอาไปสแกนเพื่อให้เป็นไฟล์ PDF สำหรับจัดการต่อบนคอมพิวเตอร์ครับ

หน้าตาของ DocuWare ก็จะเห็นว่ามีการแบ่งออกเป็นฝั่งซ้ายกับขวา ฝั่งซ้ายจะเป็นหน้าจัดการเอกสารเหมือนเป็นกระบะเอกสารครับ ส่วนฝั่งขวาเอาไว้เปิดดูรายละเอียดเอกสารและแก้ไขได้

• ผมเปิด Quotation ที่สแกนออกมา ตอนนี้ยังอยู่ใน Document Trays หรือสามารถสั่งให้ Auto store ไปที่โฟลเดอร์อื่นได้ ผมจะจัดการเอกสารนี้ให้เก็บใน Cabinet หรือตู้เอกสารให้ถูกต้องโดยกดที่ปุ่ม Store ตรงนี้ แล้วเลือกไปที่ตู้ที่ต้องการเก็บ ซึ่งตู้ Cabinet เหล่านี้ผมมีการสร้างไว้ก่อนแล้ว เพราะต้องกำหนด Field ของฐานข้อมูลที่แตกต่างออกไปสำหรับเอกสารแต่ละประเภท เช่นตู้ Account Payable ก็ต้องเก็บรายละเอียดบริษัท Vender สินค้าที่ซื้อจำนวนเงิน ภาษี หรือตู้ HR ก็ต้องเก็บรายละเอียดชื่อ เลขประจำตัวประชาชน อายุ ศาสนา ของพนักงานครับ
• เมื่อเลือกเอกสารที่ต้องการเก็บ แล้วกด Store ตัวเอกสารจะถูกเปิดออกมาที่หน้าต่างขวา แล้วเราจะสามารถเลือก Field ของฐานข้อมูลจากหน้าต่างซ้าย และคลิกตัวหนังสือในเอกสารเพื่อดึงข้อมูลไปใส่ใน Field นั้นๆ ได้ทันที ทำให้จัดการกับข้อมูลในเอกสารได้รวดเร็ว แต่ความสามารถนี้ยังไม่สามารถอ่านภาษาไทยได้ 100%และ การเปิดไฟล์ Word ภาษาไทยยังมีความเพี้ยนบ้างเล็กน้อย ก็แนะนำให้เป็นไฟล์ PDF จะดีกว่าครับ หรือหากคุณมีฐานข้อมูลภาษาไทยในระบบ ERP, Excel, CSV คุณสามารถจับ Map ข้อมูลเหล่านั้นได้เช่นกัน แต่ต้องมีการเขียน Api เพื่อเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ
• นอกจากนี้ DocuWare ยังมีฟังก์ชัน Intelligent index ที่ระบบจะเรียนรู้เอกสารต่างๆ และกรอกข้อมูลลง Field อย่างถูกต้องหลังจากเรียนรู้โครงสร้างเอกสารแล้ว ซึ่งก็ช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นไปอีก
• เมื่อเก็บเอกสารลง Cabinet ไปแล้ว เอกสารนั้นๆ ก็จะหายไปจากหน้า Document Tray ครับ ซึ่งเราก็สามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายๆ ผ่านหน้าค้นหา จะค้นหาทั้งหมด หรือค้นหาจากข้อมูลใน Field ต่างๆ ก็ได้
• เอกสารใน DocuWare ยังสามารถส่งต่อไปยังผู้ใช้คนอื่นๆ เช่น เจ้าหน้าที่บัญชีของแบไต๋จัดการเอกสารเก็บลงตู้เรียบร้อย เจ้าของบริษัทก็สามารถอ่านเอกสารที่คุณหนุ่ยส่งมาให้พิจารณาผ่าน DocuWare ได้เลย ซึ่งสามารถปั้มตรา Approved ใส่ลายเซ็นดิจิทัล หรือจะกด Reject พร้อม Comment ก็ได้ ซึ่งทำให้เราสามารถเดินเอกสารภายในองค์กรได้แบบไม่ต้องพิมพ์ออกมาเลยครับ
• กระบวนการเหล่านี้ก็สามารถทำผ่านแอปของ DocuWare ในสมาร์ตโฟนได้ด้วย โดยระบุยอดเงินในการอนุมัติว่าถ้าเท่านี้แค่ Supervisor ก็พอ แต่ถ้าระดับนี้ต้อง Manager หรือพีคไปอีกถ้า Manager ไม่สะดวกไปต่างประเทศสามารถระบุให้ผู้มีอำนาจรองลงมาเซ็นอนุมัติก็ทำได้ ซึ่งก็จะมีการแจ้งเตือนรายการที่เราต้องทำได้ด้วย ทำงานไม่หลุดแน่นอน แถม DocuWare ยังมีแอป PaperScan สำหรับใช้กล้องมือถือเป็นสแกนเนอร์ ส่งเอกสารเข้าระบบได้ด้วยนะครับ
• นอกจากนี้ DocuWare ยังสามารถสร้างหน้าฟอร์มสำหรับกรอกข้อมูลได้ด้วยนะครับ ซึ่งงานอย่างฝ่ายบุคคลก็ได้ประโยชน์จากความสามารถนี้ไปเต็มๆ เช่น DocuWare สามารถสร้างใบสมัครงานออนไลน์ ที่ลิงก์ข้อมูลที่กรอกเข้ากับฐานข้อมูลบุคคลของบริษัทโดยตรง ช่วยประหยัดเวลาทั้งผู้สมัคร ที่สามารถกรอกใบสมัคร แนบไฟล์ หรือใส่ลายเซ็นตั้งแต่ที่บ้านได้เลย และประหยัดเวลาสำหรับบริษัทในการจัดการข้อมูลส่วนตัวของพนักงานในบริษัทด้วย เพราะว่าข้อมูลต่างๆ ในกระดาษยังถูกจัดเก็บในรูปแบบของฐานข้อมูล ทำให้สามารถนำข้อมูลไปทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ ในบริษัทได้ง่ายด้วย เช่นทำงานร่วมกับระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning หรือใครที่ใช้งานระบบ RPA หรือ Robotic Process Automation บอตทำงานอัตโนมัติ ก็ทำงานร่วมกันได้

โดยราคาของ DocuWare นั้นจะคิดค่าใช้ License เป็นราย User และจ่ายตามจริงตามจำนวนผู้ใช้ครับ แล้วก็จะมีค่า MA หรือค่าบริการรายปีตามปกติของโซลูชันในองค์กร ส่วนถ้าใครจะใช้แบบ On-Premise ติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ของตัวเอง ก็จะต้องซื้อความสามารถในส่วนที่จะใช้เพิ่มเติมด้วยครับ ซึ่งต่างจากแบบ Cloud ที่ได้ความสามารถครบตั้งแต่ต้นแล้ว

DocuWare ยังไม่สามารถเซ็นเช็กธนาคารจากมือถือได้นะครับ

พิสูจน์อักษร : สุชยา เกษจำรัส