ในการทำงานแต่ละครั้ง พื้นฐานเราใช้กันกี่โปรแกรมครับ โปรแกรมสื่อสาร? โปรแกรมพิมพ์งาน? โปรแกรมทำพรีเซ็นต์? นี่ยังไม่นับโปรแกรมเฉพาะของแต่ละวิชาชีพนะ ว่ากันตามตรงเราก็ต้องลงโปรแกรมกันมากมายในการจะทำงานแต่ละครั้ง
จะดีแค่ไหนถ้าความสามารถหลากหลายที่กล่าวมา จะใช้งานง่ายผ่านเว็บเบราว์เซอร์อะไรก็ได้เพียงอันเดียว อยากแนะนำทุกคนให้รู้จักกับ Zoho Workplace แพลตฟอร์มการทำงานในองค์กร และจุดเด่นของ Zoho Workplace จะมีอะไรบ้าง จะพาทุกคนไปแบไต๋กัน
Zoho Workplace
Zoho Workplace คือ แพลตฟอร์มการทำงานในองค์กร ที่พร้อมสรรพไปด้วยเครื่องไม้เครื่องมือ และการสื่อสารแบบเรียลไทม์ พร้อมมีบริการสร้างอีเมลขององค์กรให้ที่ครีเอตชื่อโดเมนได้ตามต้องการ และช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพในการติดต่อสื่อสาร
นอกจากความสามารถที่หลากหลายแล้วความน่าสนใจอีกอย่างหนึ่งของ Zoho Workplace คือค่าบริการที่หากเทียบกับแพลตฟอร์ม Workplace เจ้าอื่น ๆ แล้วถือว่าถูกกว่าพอสมควร
Zoho Workplace ประกอบไปด้วยแอปพลิเคชันภายในแพลตฟอร์มทั้งสิ้น 8 แอปฯ และเพื่อให้คุณผู้ชมเห็นภาพการใช้งานได้ชัดขึ้น ผมจะแบ่งทั้ง 8 แอปฯ เป็น 3 กรุ๊ปใหญ่ ๆ นั่นก็คือ
- แอปสำหรับการสื่อสาร
- แอปสำหรับสร้างประสิทธิภาพในการทำงาน
- แอปสำหรับการทำงานร่วมกัน
แอปสำหรับการสื่อสาร
แอปสำหรับการสื่อสาร จะประกอบไปด้วย Mail, Cliq และ Connect
Mail เป็นบริการอีเมลทั้งหมดไม่ว่าจะรับเข้าหรือส่งออก แต่ที่น่าสนใจคือ ‘การแชร์แบบร่าง’ ให้คนในองค์กรเข้ามาดูและออกความเห็นได้ นั่นหมายความว่าก่อนส่งเมล เราอยากให้ใครช่วยตรวจอีกสักครั้งไม่ต้องฟอร์เวิร์ดให้เสียเวลา กด @ชื่อคนในองค์กรที่เราต้องการ แล้วให้เขาเข้ามาออกความเห็นและให้คำแนะนำได้ครับ รวมไปถึง Steam อีเมล ที่ใช้การ @เช่นกัน ซึ่งจะทำให้คนในองค์กรสามารถดูอีเมลนี้ได้ทันที
Cliq จะเป็นแอปสื่อสารสำหรับ Zoho Workplace โดยเฉพาะ ช่วยให้เราแชตกับคนในองค์กรได้โดยตรง รวมทั้งสามารถ Pin ข้อความที่ต้องการได้ และที่เจ๋งมากคือเราสามารถตอกบัตรทำงานได้ กล่าวคือใน Cliq จะมีปุ่มให้เรากด Check In พอเรากดก็จะเป็นการตั้งสถานะให้คนในองค์กรรู้ว่าเราพร้อมทำงานแล้ว หรือถ้าเราไปเบรกก็ตั้งสถานะอื่น ๆ ได้เช่นกัน รวมทั้งเป็นการบันทึกเวลาการทำงานด้วย อันนี้เหมาะกับการทำงาน Work from Home มาก ๆ เพราะสามารถเช็กสถานะได้ตลอด ให้ความรู้สึกเหมือนอยู่ในออฟฟิศด้วยกันเลย
Connect เป็นระบบ Intranet สำหรับสื่อสารภายในองค์กร มีหน้าฟีด มีการโพสต์ประกาศต่าง ๆ ได้ ถ้าพูดให้เห็นภาพก็คล้าย ๆ Facebook สำหรับภายในองค์กรโดยเฉพาะ
แอปสำหรับสร้างประสิทธิภาพในการทำงาน
แอปสำหรับสร้างประสิทธิภาพในการทำงาน จะประกอบไปด้วย Zoho Writer, Zoho Sheet และ Zoho Show
Zoho Writer เป็นแอปสำหรับพิมพ์งาน จุดเด่นของเขาจะอยู่ที่ระบบช่วยตรวจงานเขียนของเราว่ามีคำผิดตรงไหน, คำที่ใช้เข้าใจยากหรือเปล่า, พร้อมกับแนะนำคำหรือประโยคที่ควรใช้แทน
Zoho Sheet เป็นแอปในการสร้างสเปรดชีตซึ่งจุดที่น่าสนใจคือคุณสามารถสร้างกราฟได้โดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องไปเสียเวลาสร้างเอง ถือว่าสะดวกมาก ๆ
Zoho Show เป็นแอปสำหรับการทำสไลด์หรือพรีเซนเตชันต่าง ๆ จุดเด่นคือมีฟีเจอร์ที่เรียกว่า Smart Element ที่จะเป็นเหมือนแอนิเมชันแบบสำเร็จรูปให้เลือกใช้ ซึ่งจะช่วยให้สไลด์น่าสนใจขึ้นมากเวลาพรีเซ็นต์
แน่นอนว่าทั้งหมดนี้เราสามารถแชร์ให้คนในองค์กรช่วยกันดูช่วยกันทำได้
Workdrive
ในส่วนนี่จะเป็นพื้นที่จัดเก็บไฟล์ ซึ่งความจุสูงสุดก็จะอยู่ที่ 100 GB ต่อ 1 ผู้ใช้งาน ตรงส่วนนี้ที่ชอบคือการใส่พาสเวิร์ดในลิงก์ที่ต้องการจะแชร์ กล่าวคือถ้าลิงก์หลุดไป แต่ไม่มีพาสเวิร์ดก็จะไม่สามารถเข้าดูไฟล์ในลิงก์ได้
แอปสำหรับการประชุม
Zoho Workplace จะมีแอปที่เรียกว่า Zoho Meeting สามารถวิดีโอคอนเฟอเรนซ์กัน พูดง่าย ๆ คือถ้ามี Zoho Workplace คุณไม่จำเป็นต้องหาโปรแกรมอื่นมาใช้เลย ซึ่งจะรองรับสูงสุดที่ 100 คน! เรียกได้ว่าประชุมใหญ่ ๆ ในองค์กรทำได้แน่นอน
ที่สำคัญยังมี Calendar ให้คุณสามารถแจ้งเตือนนัดหมายต่าง ๆ ได้ เช่น เตือนส่งงาน เตือนการประชุม โดยแปะลิงก์ Zoho Meeting ไว้ หรือจะสร้าง Zoho Meeting ที่ปฎิทินเลยก็ได้ ถือว่าสะดวกมาก ๆ
ข้อสังเกต
ข้อสังเกตของ Zoho Workplace มีอยู่ 2 จุด
- ระบบช่วยตรวจคำใน Zoho Writer ยังไม่รองรับภาษาไทย แต่ถือว่ามีประโยชน์มาก ๆ ในการช่วยพัฒนาภาษาอังกฤษ เพราะจะทำให้เห็นแนวทางการเขียนที่ถูกต้องและสวยงามมากขึ้น
- Zoho Workdrive แพ็คเกจเริ่มต้นอัปโหลดไฟล์ได้สูงสุดที่ 1 GB แต่สามารถอัปเกรดได้ เช่น เพิ่มเป็น 5 GB หรือ 50 GB แต่ก็จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
- ในส่วนของ Zoho Meeting เวลาแชร์หน้าจอผ่าน iPadOS หรือระบบOS จะไม่มีเคานต์ดาวน์
ราคา
รีวิวที่ดีต้องมีราคา โดย Zoho Workplace มีทั้งสิ้น 2 แพ็กเกจให้เลือกใช้
- Workplace Standard จัดเก็บอีเมลสูงสุดอยู่ที่ 30 GB และพื้นที่ WorkDrive สูงสุดอยู่ที่ 10 GB ราคารายปีจะอยู่ที่เดือนละ 66.67 บาทต่อคน แต่ถ้าหากจ่ายเป็นรายเดือนจะอยู่ที่ 80 บาทต่อคน
- Workplace Professional จัดเก็บอีเมลสูงสุดอยู่ที่ 100 GB และพื้นที่ Workdrive สูงสุดอยู่ที่ 100 GB ราคารายปีจะอยู่ที่เดือนละ 150 บาทต่อคน แต่ถ้าหากจ่ายเป็นรายเดือนจะอยู่ที่ 175 บาทต่อคน
ซึ่งทั้ง 2 แพ็กเกจนี้หลัก ๆ ที่แตกต่างกันที่พื้นจัดเก็บข้อมูล แต่เมื่อเอาราคาของ Zoho Workplace ไปเทียบกับแพลตฟอร์มการทำงานเจ้าอื่น ๆ ในตลาดก็จะพบว่าราคาค่อนข้างถูกกว่าพอสมควร และความสามารถก็ครบครันไม่แพ้กัน ที่สำคัญทุกความสามารถใน Zoho Workplace เช่นพื้นที่จัดเก็บอีเมล หรือ Workdrive สามารถอัปเกรดเพิ่มได้
ดังนั้นองค์กรไหนที่กำลังมองหาแพลตฟอร์มเพื่อยกระดับการทำงานในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ได้เวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้น Zoho Workplace ถือเป็นตัวเลือกที่ดีมาก ๆ
พิสูจน์อักษร : สุชยา เกษจำรัส