ใครที่ทำงานสำนักงาน หรือต้องติดต่อบริษัท หน่วยงานกันบ่อยๆ น่าจะคุ้นเคยระบบโทรศัพท์ที่ต้องกดหมายเลขภายในเพื่อต่อไปยังส่วนงานต่างๆ หรือมีเสียงตอบรับอัตโนมัติให้เราได้เลือกเส้นทางไปต่อ ซึ่งระบบนี้เรียกว่า PBX (Private Branch eXchange) หรืออุปกรณ์ชุมสายโทรศัพท์ครับ เมื่อเวลาผ่านไป การมาถึงของอินเทอร์เน็ตก็ทำให้ PBX พัฒนาจากการเชื่อมต่อด้วยวงจรโทรศัพท์ธรรมดา มาเชื่อมต่อผ่าน IP หรือเครือข่ายอินเทอร์เน็ตด้วย อย่างเช่นผลิตภัณฑ์ในกลุ่ม Panasonic IP-PBX นี่ไงครับ

ความสามารถของ IP-PBX

แต่เดิมนั้น PBX จะทำงานเชื่อมโยงกันด้วยวงจรโทรศัพท์เป็นหลัก ซึ่งทำให้มีค่าใช้จ่ายในการใช้งานสูงตามค่าโทรศัพท์ และไม่ยืดหยุ่นพอที่จะรองรับผู้ใช้จำนวนมากและงานแบบใหม่ๆ ได้ แต่ด้วยเทคโนโลยี IP ทำให้เราสามารถเปลี่ยนเสียงเป็นข้อมูลแล้วส่งผ่านอินเทอร์เน็ตได้ ทำให้ Panasonic IP-PBX มีความสามารถเพิ่มขึ้นคือ

1. เชื่อมอุปกรณ์ IP-PBX ผ่านอินเทอร์เน็ต

ความสามารถหนึ่งของ Panasonic KX-NS1000 เซิร์ฟเวอร์ IP-PBX สำหรับองค์กรขนาดใหญ่คือเชื่อมต่อตู้ IP-PBX ของ Panasonic เข้าหากันผ่านอินเทอร์เน็ต ที่เรียกว่า One-look Networking ทำให้รองรับสายนอกสูงสุด 600 คู่สาย และคู่สายภายในอีก 1000 คู่สาย เพื่อรองรับความต้องการขององค์กรได้

2. เชื่อมสำนักงานต่างสาขาผ่านเน็ต ไม่เสียค่าโทร

เมื่อข้อมูลเสียงต่างๆ สามารถถูกแปลงเป็นข้อมูลได้ อุปกรณ์ IP-PBX ของ Panasonic จึงสามารถเชื่อมต่อระหว่างกันได้แม้จะไม่ได้อยู่ในออฟฟิศเดียวกัน ผู้ใช้จึงสามารถกดหมายเลขภายในบริษัทเพื่อให้ไปดังในอีกสาขาได้ การสื่อสารระหว่างกันจึงราบลื่น และประหยัดค่าใช้จ่าย

เช่น Panasonic KX-NS300 เซิร์ฟเวอร์ IP-PBX สำหรับองค์กรทั่วไปที่รองรับสายภายนอกได้ 142 คู่สาย และสายภายในอีก 192 คู่สาย ก็สามารถคุยกับอุปกรณ์ Panasonic IP-PBX ตัวอื่นๆ ผ่านอินเทอร์เน็ต เพื่อเชื่อมโยงสายของผู้ใช้ต่างสาขาได้

3. สมาร์ทโฟนก็ไม่เว้น โทรออก-รับสายในสำนักงานได้

ระบบ IP-PBX ของ Panasonic สามารถโทรออก-รับสายผ่านแอปพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟนที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตได้ ทำให้โทรศัพท์มือถือของผู้ใช้กลายเป็นหนึ่งในเลขหมายภายในบริษัท แม้พนักงานที่เกี่ยวข้องจะอยู่ต่างประเทศก็ยังสามารถติดต่อเรื่องงานได้อย่างไม่ติดขัด ขอแค่เชื่อมอินเทอร์เน็ตได้ก็พอ

4. ไม่ทิ้งความสามารถเดิมของตู้ PBX แถมทำให้ดีขึ้นด้วย Unified Communication

ความสามารถดั่งเดิมของอุปกรณ์ชุมสายโทรศัพท์คือการโต้ตอบกับผู้โทรเข้าและเสนอทางเลือกในการติดต่อ ที่เราคุ้นเคยในชื่อ IVR (Interactive voice response) เช่น กด 3 ติดต่อแผนกบัญชี ความสามารถเหล่านี้ก็ยังมีใน IP-PBX แถมยังเสริมด้วยความสามารถใหม่ๆ เช่นให้ระบบแจ้งจำนวนคิวที่รอสายกับผู้ติดต่อ และให้ผู้ติดต่อฝากข้อความเสียงทิ้งไว้ได้เมื่อไม่ต้องการรอสาย แต่ยังสามารถตั้งสายสำคัญหรือ VIP Call ให้โอนเข้ามาก่อนได้ด้วย

นอกจากนี้ระบบยังสามารถบันทึกการสนทนาระหว่างพนักงานกับผู้ติดต่อ เพราะประเมินการให้บริการแบบเดียวกับ Call Center และเชื่อมต่อกับอีเมลเพื่อแจ้งเตือนข้อความเสียงเข้า หรือแฟกซ์ใหม่เข้ามาในระบบได้ด้วย (IP-PBX ของ Panasonic สามารถรับแฟกซ์ได้ด้วย) ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นการควบรวมการสื่อสารของบริษัท (Unified Communication) ให้สามารถจัดการได้จากชุดอุปกรณ์เดียว

5. สามารถใช้งานกับระบบเดิมได้

การใช้งาน Panasonic IP-PBX นั้นไม่จำเป็นต้องทิ้งอุปกรณ์เชื่อมต่อเดิมทั้งหมด แต่ระบบใหม่ก็ยังรองรับทั้งโทรศัพท์ในระบบอนาล็อกและดิจิทัลที่เคยมีอยู่ในออฟฟิศ เพื่อให้การลงทุนเปลี่ยนระบบ PBX เดิมเป็น IP-PBX ทำได้ง่ายขึ้น

Panasonic KX-HTS824 โซลูชั่นสำหรับ SME

สำหรับใครที่คิดว่า Panasonic KX-NS300 นั่นดูจะใหญ่เกินไปสำหรับธุรกิจที่ทำ พานาโซนิคยังมีระบบโทรศัพท์ IP-PBX อีกรุ่นหนึ่งที่เล็กลงมา อย่าง KX-HTS824 แต่ก็ยังคงความสามารถของโทรศัพท์ผ่านเทคโนโลยี IP ไว้ครับ

ความสามารถของ KX-HTS824 นั้นมีหลายอย่างนะครับ เริ่มตั้งแต่สามารถเชื่อมต่อกับสายโทรศัพท์อนาล็อกภายนอกได้ 4 คู่สาย ซึ่งรวมกับแบบ SIP จะสามารถเชื่อมต่อสายภายนอกได้สูงสุด 8 คู่สาย ส่วนสายภายในก็สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ได้สูงสุด 24 ตัว พร้อมยังรวมความสามารถของ Wifi Router เข้าไปในตัว โดยเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตผ่าน Gigabit LAN แล้วกระจายสัญญาณในมาตรฐาน 802.11n ให้อุปกรณ์รอบตัวได้ พร้อมความสามารถพื้นฐานอย่าง การแสดงเบอร์โทรเข้า, ระบบตอบรับและโอนสายอัตโนมัติ, ระบบฝากข้อความเสียงอีกด้วย

และความสามารถเด่นของระบบโทรศัพท์สำนักงานผ่านอินเทอร์เน็ตอย่างการโทรผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตก็มีในรุ่นนี้ด้วย ผู้ใช้สามารถติดต่อพนักงานภาคสนาม โดยโทรจากโทรศัพท์ในสำนักงาน ผ่าน KX-HTS824 เพื่อให้แปลงเป็นสัญญาณอินเทอร์เน็ตให้ไปดังในสมาร์ทโฟนที่ติดตั้งแอปของพนักงานได้ ที่นี้แม้พนักงานจะอยู่ต่างประเทศก็สามารถติดต่อได้โดยไม่เสียค่าโทรศัพท์ครับ

ตู้สาขา IP-PBX รุ่น KX-HTS824 ยังมีความสามารถในการเชื่อมต่อกับกล้อง IP Camera เพื่อใช้ทำ Video Conference หรือในกล้องซีรี่ส์ NTV ก็มีฟังก์ชั่นรักษาความปลอดภัย เมื่อใช้ร่วมกับตู้สาขา IP-PBX ของพานาโซนิค ก็ยังใช้สร้างระบบตรวจสอบผู้มาติดต่อหน้าสำนักงาน หรือระบบแจ้งเตือนไปยังผู้ใช้เมื่อพบความเคลื่อนไหวในจุดที่เราตั้งกล้องไว้

ยังไงโทรศัพท์ก็เป็นเรื่องสำคัญในการทำงานอยู่ดี

ถึงแม้ว่าปัจจุบันเราจะมีช่องทางสื่อสารในเชิงธุรกิจมากมาย ทั้งอีเมล, LINE, facebook หรือแอปพลิเคชั่นเฉพาะทางอย่าง Slack แต่ยังไงการโทรศัพท์ก็เป็นพื้นฐานของการสื่อสารในการทำงานอยู่ดีครับ ด้วยความรวดเร็วการติดต่อ ต้นทุนในการติดต่อไม่เยอะ แพร่หลายจนใครๆ ก็สามารถติดต่อได้ หรือเอกลักษณ์ที่เป็นการติดต่อ 2 ทางในเวลาจริง ผู้ส่งสารเข้าใจได้เดี๋ยวนั้นเลยว่าสารที่ส่งออกไปผู้รับเข้าใจหรือไม่เข้าใจ ก็เป็นคีย์สำคัญที่ทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ

ในเมื่อโทรศัพท์ยังคงสำคัญต่อธุรกิจขนาดนี้ และเทคโนโลยีก็เปลี่ยนแปลงไปมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ทำไมไม่ลองปรับปรุงระบบโทรศัพท์ในสำนักงานให้เข้าสู่ยุคอินเทอร์เน็ตกันละครับ ทั้งลดต้นทุนในระยะยาว (อย่างโทรหากันข้ามสาขาฟรี) และรองรับรูปแบบการทำงานใหม่ๆ ให้ลูกค้าติดต่อได้สะดวกขึ้นครับ