4 สิ่งที่องค์กรธุรกิจต้องพิจารณาเมื่อเลือก Remote Work Server

เหตุการณ์การแพร่ระบาดของโควิดในปี 2020 จนกระทั่งการระบาดระลอกใหม่นี้ เป็นสัญญาณกระตุ้นที่ชัดเจนว่าการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานให้พร้อมรับมือกับการทำงานระยะไกลนั้นกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรในยุค New Normal นี้ ผนวกกับโซลูชันการทำงานร่วมกันทั้งบริการอีเมล การแชทข้อความภายในองค์กรผ่านเว็บพอร์ทัล รวมถึงการใช้งานและแชร์ไฟล์ต่าง ๆ ที่อาจเป็นอุปสรรคสำหรับองค์กร

ซึ่งเป็นเรื่องปกติมากที่ธุรกิจจะมีการติดตั้ง Windows Server บนพีซีหรือ File Server อื่น ๆ เพิ่มเติม โดยโครงสร้างพื้นฐานดังกล่าว แม้จะสามารถช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่กลับได้รับการออกแบบมาเพื่อให้บริการภายในเครือข่ายของบริษัทเท่านั้น

นอกจากนี้ในตลาดปัจจุบันเองก็มีตัวเลือกมากมายที่จะช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์การทำงานระยะไกล เช่น การใช้ VPN, SaaS หรือ Network-attached Storage (NAS) ซึ่งแต่ละอย่างก็มีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกันไป แต่ทว่า File Server องค์กรยุคใหม่ควรมีความสามารถอะไรบ้างที่จะสนับสนุนการทำงานของพนักงานจากระยะไกล? ด้านล่างนี้คือ 4 สิ่งที่องค์กรควรพิจารณาเมื่อเลือกบริการไฟล์ธุรกิจให้ตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่

1. ฟีเจอร์การเข้าถึงข้อมูลระยะไกล

แม้ว่าโซลูชันที่กล่าวถึงข้างต้นจะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากระยะไกลได้ แต่เมื่อพูดตามความเป็นจริงแล้วในยุคสมัยนี้ พนักงานมักจะเข้าถึงข้อมูลและทำงานร่วมกันผ่านอุปกรณ์และแพลตฟอร์มที่หลากหลาย และด้วยเหตุนี้ File Server องค์กรสมัยใหม่จึงควรมีความยืดหยุ่นของการทำงานระยะไกลสำหรับพนักงานในการเข้าถึงผ่านทางเว็บพอร์ทัลอุปกรณ์บนแพลตฟอร์มต่าง ๆ (Windows / Mac / Linux) หรือแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ (iOS / Android) รวมถึงการทำงานร่วมกันผ่านเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ อย่างเช่น เอกสาร สไลด์ หรือชีต บนไฟล์เซิร์ฟเวอร์นั้น ๆ ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานบนเอกสารหรือโปรเจคร่วมกันระหว่างพนักงานและแผนกต่าง ๆ

ซึ่งหากพิจารณาภายใต้เงื่อนไขดังกล่าว ตัวเลือกการใช้งานระบบคลาวด์สาธารณะ และ NAS ที่มีโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ในตัวที่มาพร้อมความยืดหยุ่นและฟีเจอร์การทำงานร่วมกันนั้นจะสามารถตอบโจทย์องค์กรได้ดีกว่าการใช้การเชื่อมต่อ VPN อย่างมาก

2. ความง่ายของการปรับใช้งานและการเรียนรู้

หลังจากสามารถเข้าถึงข้อมูลจากระยะไกลได้แล้ว ขั้นต่อไปคือการพิจารณาว่าโซลูชันใหม่นั้นผู้จัดการฝ่ายไอทีและพนักงานทั่วไปจะสามารถนำไปปรับใช้งานได้อย่างรวดเร็วหรือไม่ ซึ่งสำหรับผู้ดูแลระบบไอที สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ โซลูชันใหม่นั้นจะต้องสามารถรองรับบริการไดเร็กทอรีที่มีอยู่และลดความเสี่ยงในการย้ายข้อมูลได้ ในทางกลับกันก็ควรใช้งานง่าย เพื่อลดระยะเวลาการเรียนรู้สำหรับพนักงานให้น้อยที่สุด

ถึงแม้การใช้ VPN จะส่งผลกระทบต่อการจัดการไอทีไม่มากนัก แต่บางครั้งแล้ว VPN อาจมีปัญหาในการตั้งค่าผู้ใช้งาน ในขณะที่ NAS มีความได้เปรียบเหนือ VPN อยู่เล็กน้อย เพราะนอกเหนือจากการใช้งานที่ง่ายและสามารถเข้ากันได้อย่างสมบูรณ์แบบกับการบริการ LDAP หรือ Windows AD ที่มีอยู่แล้ว ยังมีความยืดหยุ่นของเว็บพอร์ทัลส่วนตัวบนคลาวด์ในขณะที่ยังคงบริการ Drive File แบบปัจจุบัน ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถกำหนดให้พนักงานใช้งานทั้ง 2 โซลูชันหรือบังคับใช้พอร์ทัลคลาวด์ส่วนตัวเท่านั้นสำหรับผู้ที่ต้องทำงานจากระยะไกล

3. การปกป้องและสำรองข้อมูล

หลังจากมั่นใจว่าโครงสร้างระบบ File Server ใหม่นี้มีความพร้อมและเข้ากันได้กับการทำงานขององค์กรแล้ว การวางแผนการรักษาความปลอดภัยและสำรองข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วนก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้ จากข่าวตัวอย่างของการโจมตีของไวรัสเรียกค่าไถ่ในองค์กรและโรงพยาบาลในปี 2020 ที่ผ่านมาทำให้องค์กรหลาย ๆ แห่งเริ่มตื่นตัวมากขึ้น และหาก File Server ใหม่นี้มีโซลูชันการสำรองข้อมูลในตัวแล้ว ไม่เพียงแต่จะลดภาระของผู้ดูแลระบบไอทีในการติดต่อกับผู้ให้บริการหลายรายเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดจากการสูญหายของข้อมูลธุรกิจได้อย่างง่ายดาย

ยิ่งไปกว่านั้นกลไกการสำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพควรประกอบด้วยพอร์ทัลการกู้คืนข้อมูลด้วยตนเอง เพื่อช่วยให้ฝ่ายไอทีและพนักงานที่อยู่ระยะไกลสามารถกู้คืนข้อมูลหรือไฟล์ได้เองอย่างง่ายดายในกรณีที่เผลอลบข้อมูลสำคัญไป ซึ่งการมีโซลูชันการสำรองข้อมูลในตัวแบบที่ไม่มีรายจ่าย License อื่น ๆ ยิบย่อยเพิ่มเติมก็สามารถช่วยลดต้นทุนธุรกิจได้อย่างมาก

4. ค่าใช้จ่ายรวม

เมื่อพูดถึงต้นทุนรวมที่ต้องคำนึงถึงแล้วถือได้ว่ามีรายละเอียดแยกปลีกย่อยมากมาย เช่น ค่าใช้จ่ายสำหรับการติดตั้งระบบ File Server เช่น Windows File Server ที่มักมาพร้อมค่าธรรมเนียมใบอนุญาตซอฟต์แวร์ ค่าธรรมเนียมฮาร์ดแวร์ และใบอนุญาตการเข้าถึงไคลเอ็นต์ (CAL) ยังไม่นับรวมกับค่าธรรมเนียมใบอนุญาต VPN สำหรับการเข้าถึงจากระยะไกลอีก

ในทางกลับกัน สำหรับบริษัทที่มีพนักงานจำนวนไม่มาก ค่าใช้จ่ายในการสมัครใช้งานระบบคลาวด์สาธารณะอาจเป็นโซลูชันดูสมเหตุสมผลกว่าและคุ้มค่าในระยะสั้น แต่สำหรับบริษัทที่วางแผนจะขยายธุรกิจนั้น ค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิก SaaS รายปีสำหรับโซลูชันคลาวด์สาธารณะอาจพุ่งสูงขึ้นอย่างไม่คาดคิด เนื่องจากจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ในกรณีนี้โซลูชัน เช่น NAS จะประหยัดกว่าเนื่องจากไม่เพียงแต่ใช้งานได้ทั้งระบบคลาวด์ส่วนตัวและคลาวด์สาธารณะเท่านั้น แต่เพราะ NAS เป็นโซลูชันที่ฟรีค่าธรรมเนียม License ซึ่งลงตัวและตอบโจทย์สำหรับบริษัทที่กำลังมองหาทางเลือกที่ประหยัดและคุ้มค่าในระยะยาว

การปรับโครงสร้างพื้นฐานให้ทันสมัยอาจดูเหมือนเป็นกระบวนการที่ยากและยาวนาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีความท้าทายมากมายที่ต้องแก้ไข อย่างไรก็ตาม ด้วยเครื่องมือที่ดีและเหมาะสม องค์กรของคุณจะสามารถทำได้อย่างไม่ยากและยังเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรอีกด้วย อ้างอิงจากเคสตัวอย่างของศูนย์ความหลากหลายทางชีวภาพทางน้ำของแอฟริกา (SAIAB) ที่ปรับเปลี่ยนการทำงานจากการผสมผสานของ Windows File Server และ Google Drive มาเป็น NAS ด้วยเหตุที่สามารถรวมความสะดวกสบายของระบบคลาวด์สาธารณะเข้ากับการควบคุมการเข้าถึงภายในที่เข้มงวด โดยใช้งาน Synology NAS ที่มาพร้อมแอปพลิเคชันระบบคลาวด์ส่วนตัว ด้วย Synology Drive เจ้าหน้าที่ไอทีของศูนย์สามารถป้องกันการละเมิดข้อมูลและปรับปรุงขั้นตอนการทำงานได้ดีขึ้นผ่านการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงของแต่ละผู้ใช้งาน รวมถึงโซลูชัน File Server ที่เสถียรและยืดหยุ่น สามารถครอบคลุมปัจจัยทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น และช่วยสนับสนุนการทำงานจากระยะไกลของพนักงานได้อย่างเต็มที่

อ่านเพิ่มเติม: โซลูชั่นใหม่เพื่อจัดการไฟล์ในยุคดิจิทัล ดึงจุดแข็ง Windows File Server และคลาวด์สาธารณะ ช่วยลดค่าใช้จ่ายได้มากถึง 80% (http://sy.to/syhac)